W każdej komórce organizacyjnej WSPol. prowadzone są następujące ewidencje i rejestry:

Dzienniki korespondencyjne.
Dzienniki korespondencji faksowej.
Dzienniki podawcze.
Książki doręczeń przesyłek miejscowych i zamiejscowych.
Książki odpraw służbowych.
Książki nadzoru służbowego.
Książki ewidencji i rozliczania ponadnormatywnego czasu pracy.
Ewidencje wyjść w godzinach służbowych.
Ewidencje obecności.

Ponadto prowadzone są ewidencje i rejestry w poszczególnych komórkach organizacyjnych WSPol.:

Instytut Służb Zwalczających Przestępczość Kryminalną
Dziennik raportów.
Książka ewidencji zarządzeń.

Instytut Organizacji i Zarządzania
Dziennik raportów.
Rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych.
Rejestr akt brakowanych kategorii BC.

Instytut Prawa
Rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych.
Książka ewidencji zarządzeń.
Książka nadzoru pedagogicznego.
Dziennik raportów.
Ewidencja wykonania pensum dydaktycznego (w formie elektronicznej).

Instytut Służby Prewencyjnej
Rejestr teczek dokumentów tajnych, dzienników i książek ewidencyjnych.
Dziennik raportów.
Rejestr notatników służbowych.
Rejestr badań przeprowadzonych urządzeniami elektronicznymi do badania stanu trzeźwości.
Ewidencja wykonywania pensum dydaktycznego przez nauczycieli stowarzyszonych.
Książka nadzoru pedagogicznego.

Zakład Wyszkolenia Specjalnego
Rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych.

Studium Edukacji Językowej i Współpracy Międzynarodowej
Ewidencja tłumaczeń.
Ewidencja wykonywania pensum dydaktycznego.

 

Biblioteka
Księgi inwentarzowe broszur, skryptów, książek, podręczników, czasopism, archiwum, zbiorów audiowizualnych, map.
Rejestry:

• dzienników (rejestr ewidencji prowadzonych w Bibliotece).
  • przybytków: czasopism, wydawnictw zwartych, wpływów z innych źródeł,
  • ubytków: broszur, skryptów, książek, podręczników, czasopism, archiwum, zbiorów audiowizualnych , map,
  • wypożyczeń międzybibliotecznych,
  • akt brakowanych kategorii BC,
  • wystawionych protokołów szkód.

Dziennik statystyczny odwiedzin i wypożyczeń.
Zeszyty przekazań czasopism do poszczególnych komórek WSPol. oraz przekazań rachunków do Wydziału Finansów WSPol.
Księga finansowa.
Karty użytkowania stanowisk komputerowych.

Rektorat
Dzienniki raportów.
Dziennik ewidencji aktów prawnych Komendanta-Rektora WSPol.
Dziennik ewidencji wpływających do WSPol. aktów prawnych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Komendanta Głównego Policji.
Rejestr dzienników prowadzonych w Rektoracie.
Dziennik ewidencji Uchwał Senatu WSPol.
Ewidencja pomocnicza pieczęci i stempli Rektoratu oraz kierownictwa i samodzielnych stanowisk.
Rejestr przyjęć interesantów Komendanta-Rektora WSPol. w ramach skarg i wniosków.
Rejestr kontroli prowadzonych w WSPol.
Rejestr skarg i wniosków.
Ewidencja materiałów promocyjnych WSPol.
Ewidencja wydawanych krajowych delegacji służbowych.
Książka wydarzeń oficera inspekcyjnego.
Rejestry prac dyplomowych.
Rejestr akt brakowanych kat. BC.
Rejestry spisów zdawczo-odbiorczych kat. A i B.
Księga ewidencji korzystających z akt.
Rejestr akt – wydawnictwa WSPol.
Rejestr uczelnianych organizacji studenckich w WSPol.

 

Wydział Organizacji Studiów i Procesu Szkolenia
Dzienniki raportów.
Rejestr teczek dokumentów tajnych, dzienników i książek ewidencyjnych.
Dziennik raportów.
Rejestry zaświadczeń.
Książka ewidencji zarządzeń.
Ewidencja badań ewaluacyjnych w WSPol.
Książka ewidencji przeprowadzonych kontroli zajęć dydaktycznych.
Rejestr umów studentów niestacjonarnych.
Rejestr wydatków.
Rejestr wydawanych protokołów.
Rejestr wydawanych dyplomów i świadectw.
Rejestr wydawanych indeksów i legitymacji studenckich.
Album studenta.

Wydział Kadr
System KADRA – elektroniczna wersja zatrudnionych w Wyższej Szkole Policji.
System „Symfonia Kadry i Płace” – elektroniczna wersja zatrudnionych pracowników cywilnych WSPol.
Program „Płatnik” – elektroniczna wersja ubezpieczonych.
Ewidencja etatowa Wyższej Szkoły Policji.
Książka etatowa pomocnicza (w wersji elektronicznej) policjantów i pracowników zatrudnionych w WSPol.
Rejestr dzienników prowadzonych w wydziale.
Rejestr wydanych legitymacji nauczycielom akademickim.
Rejestr wydanych legitymacji ubezpieczeniowych.
Rejestr pomocniczy pieczęci i stempli wydziału.
Rejestr pomocniczy decyzji i zarządzeń.
Rejestry policjantów przeniesionych do innych jednostek Policji / przyjętych do WSPol.
z innych jednostek Policji.
Rejestr policjantów zwolnionych ze służby w Policji.
Rejestr policjantów awansowanych na wyższe stanowiska służbowe.
Rejestr zawieranych umów z policjantami i pracownikami w sprawie podnoszenia wykształcenia ogólnego.
Rejestr wydanych zaświadczeń.
Ewidencja rozkazów personalnych Komendanta-Rektora.
Ewidencja rozkazów Komendanta-Rektora o wyróżnieniu policjantów.
Ewidencja rozkazów Komendanta-Rektora dot. słuchaczy.
Ewidencja rozkazów personalnych Komendanta Głównego Policji dot. policjantów WSPol.
Ewidencja rozkazów Komendanta Głównego Policji o wyróżnieniu policjantów WSPol.
Ewidencja prowadzonych postępowań dyscyplinarnych i czynności wyjaśniających.
Ewidencja zezwoleń udzielonych przez Komendanta-Rektora policjantom na zajęcie zarobkowe poza służbą (również w formie elektronicznej).
Ewidencja protokołów brakowania akt BC.
Ewidencja urlopów policjantów i pracowników WSPol. oraz zwolnień lekarskich pracowników cywilnych.
Centralny Rejestr Doboru Kandydatów do Policji (program informatyczny).

Wydział Dowodzenia
Ewidencja aktów prawnych Komendanta-Rektora WSPol., KGP, MSWiA.
Rejestr dowodów materiałowych – ewidencja dzienników będących na stanie dowódców
i szefów Wydziału Dowodzenia.
Rejestr notatek służbowych.
Dziennik raportów.
Rejestr akt brakowanych kategorii BC.
Rejestr dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych.
Książka służby kontrolnego pododdziałów WSPol.
Ewidencje i rejestry prowadzone przez dowódców i szefów grup szkoleniowych:
Książka rozkazów dziennych.
Ewidencja czasu służby słuchaczy.
Dziennik raportów.
Rejestr wniosków o przepustkę.
Książka wychodzących poza teren.
Książka odpraw służbowych.
Rejestr zgłoszonych wypadków.
Rejestr raportów wyżywienia.
Karta chorego.
Rejestr wydanych notatników służbowych i zaświadczeń.

Wydział Finansów
Rejestr wydanych zaświadczeń.
Ewidencja zaświadczeń ZUS Rp-7.
Księga druków ścisłego zarachowania
Rejestr not odsetkowych.
Ewidencja wniosków dotyczących zapomóg z Funduszu Prewencyjnego PZU.
Dziennik korespondencyjny – koszty autorskie.
Dziennik korespondencyjny – PIT.
Rejestr raportów w sprawie zapomóg funkcjonariuszy z budżetu WSPol.
Rejestr sprzedaży VAT.

Wydział Zaopatrzenia i Transportu
Dziennik raportów i pism wewnętrznych.
Dziennik faktur.
Dziennik ewidencji zarządzeń i decyzji.
Rejestr upoważnień.
Rejestr zamówień.
Rejestr wniosków zakupów poza ustawą.
Rejestr umów.
Rejestr teczek dokumentów dzienników i książek ewidencyjnych.
Ewidencja środków trwałych.
Rejestr protokołów szkody.
Rejestr dokumentów materiałowych.
Ewidencja główna sprzętu , wyposażenia i materiałów WSPol.
Rejestr wydatków (faktur).

Wydział Inwestycji i Gospodarki Nieruchomościami
Dziennik raportów.
Rejestr wniosków w sprawie pomocy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Książka ewidencji zarządzeń.
Rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych.
Dziennik faktur.
Ewidencja pieczęci i stempli.
Ewidencja referentek.
Ewidencja środków trwałych.

Wydział Łączności i Obsługi Informatycznej
Książka ewidencji zarządzeń.
Rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych.

Wydział Wydawnictw i Poligrafii
Rejestr teczek dzienników i książek ewidencyjnych.
Rejestr akt brakowania kat. ,,BC’’.
Rejestr umów wydawniczych.
Rejestr pomocniczy zarządzeń i decyzji.
Rejestr kart ewidencyjnych publikacji.
Rejestr umów o współpracy handlowej.
Rejestr wydawanych wydawnictw zwartych z Drukarni.
Rejestr umów na zlecenie.
Księga budżetowa.
Rejestr rachunków.
Rejestr rachunków (usługi).
Ewidencja rozdzielnika odbiorców publikacji.
Rejestr kart materiałowych.
Książka zamówień poligraficznych.
Rejestr kartotek materiałów w drukarni.

Wydział Żywnościowy
Rejestr pomocniczy zarządzeń i decyzji.
Rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych.

Sekcja ds. Zamówień Publicznych
Rejestr zamówień publicznych.
Rejestr wniosków o zamówienia, których wartość szacunkowa nie przekracza minimalnego
progu ustawowego (obecnie 14 000 euro).

Zespół ds. Kontroli
Ewidencja skierowań na badania profilaktyczne, wstępne i kontrolne.
Ewidencja i rejestr badań sanitarno-epidemiologicznych.
Rejestr skierowań na badania kierowców.
Rejestr skierowań na wyjazdy sanatoryjne.
Rejestr zamówień na druki.
Rejestr faktur za badania.
Rejestr poniesionych wydatków na badania i odszkodowania.
Ewidencja umów z podmiotami wykonującymi świadczenia zdrowotne.
Rejestr porad medycznych.
Rejestr wydanych środków opatrunkowych i leków.
Ewidencja dokumentacji osób, które odeszły na emeryturę.
Rejestry wypadków pracowników cywilnych oraz funkcjonariuszy.
Rejestr kontroli i upoważnień.
Rejestr wydanych decyzji o odszkodowaniach.

Zespół ds. Funduszy Pomocowych i Badań Naukowych
Dziennik raportów.
Rejestr rachunków do umów o dzieło, umów zlecenia.
Rejestr projektów realizowanych w ramach działalności naukowo-badawczej WSPol

Stanowisko Samodzielne ds. Audytu Wewnętrznego
Rejestr upoważnień do przeprowadzania audytu wewnętrznego.
Ewidencja przeprowadzonych audytów.

 

Opr.: Arleta Stefanowicz